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Préambule
La Société HEXIS est engagée dans une démarche continue de protection de la vie privée et des données à caractère personnel de ses utilisateurs, en conformité au règlement européen n° 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD), ainsi qu’à toutes les lois et tous les règlements nationaux applicables en matière de protection des données à caractère personnel (désignés collectivement comme « lois et règlements sur la protection des données »).
La présente Politique de Confidentialité a donc pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (clients, internautes, utilisateurs de ses services), désignées ci-dessous par « vous, votre/vos » :
- sur les données à caractère personnel que la société HEXIS est amenée à collecter,
- sur la manière dont elle utilise et communique vos données,
- sur la manière dont vous pouvez contrôler l’utilisation et la communication de vos données
- et sur la manière dont elle protège vos données à caractère personnel.
La Politique de Confidentialité de la société HEXIS s’applique en complément des Conditions Générales d’Utilisation et des Conditions Générales de Vente des sites lorsqu’elles existent.
1 - Quelles données à caractère personnel utilisons-nous ?
La société HEXIS, en qualité de Responsable de Traitement, est amenée à collecter, consulter, utiliser, modifier, stocker, transmettre et effacer des Données à Caractère Personnel dans le cadre de ses activités.
Conformément à l’article 4 du Règlement Général de Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016, les termes « Données » ou « Données à Caractère Personnel » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Les données personnelles, qui peuvent être directement collectées par la société HEXIS, peuvent notamment inclure, sans que la liste ne soit exhaustive :
- Données d’état civil, d’identification (nom, prénom, n° de téléphone, n° de sécurité sociale, adresse etc…)
- Données relatives à la vie professionnelle (CV, scolarité, formations etc…)
- Informations d’ordre économique et financier (données de facturation, modalités de paiement…)
- Historique de la relation contractuelle
- Données de connexion (adresses IP, journaux d’évènements…)
- Données de localisation (déplacements, données GPS, GSM, badge d’accès…)
- Toute autre Donnée Personnelle pouvant s’avérer pertinente aux fins énoncées ci-après.
Les données personnelles collectées par HEXIS se limitent cependant aux données strictement nécessaires aux finalités exposées ci-dessous.
La présente Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers éventuellement mentionnés sur nos sites internet.
2 - Quelles sont les bases légales et les finalités du traitement de vos données à caractère personnel ?
- Finalités du traitement de vos données à caractère personnel
Les données personnelles ne sont généralement collectées que pour les besoins de l’activité de la société, à moins que nous en ayons besoin pour une finalité complémentaire, qui sera compatible avec les finalités d’origine. Si vos données à caractère personnel devaient être traitées pour une finalité étrangère à la finalité d’origine, la société HEXIS vous informerait au préalable et réalisera les démarches appropriées, notamment afin de vous expliquer les bases sur lesquelles repose ce traitement.
Les informations collectées seront traitées, notamment mais non limitativement, pour les finalités suivantes :
- Gérer l’exécution de contrats ou d’accord avec le client
- Gestion des contrats, des commandes, de la facturation, de la comptabilité
- Gestion des candidatures
- Effectuer des opérations relatives au suivi de la relation client (enquêtes de satisfaction, actions de fidélisation…) ;
- Réaliser des opérations relatives à la prospection commerciale et l’établissement de devis ;
- Effectuer des actions de marketing ou de communication sur les produits ou services HEXIS (organisation de jeux-concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle) ;
- Gérer et traiter vos demandes d’informations ou votre candidature
- Gérer et traiter les réclamations
- Gestion des réclamations du service après-vente
- Gestion de vos demandes visant à l’exercice de vos droits en matière de protection des données personnelles
- Gestion des contentieux ;
- Gérer le règlement des factures, des impayés et du contentieux
- Améliorer certains aspects de notre site internet et établir des statistiques (voir cookies)
Lors de la collecte de vos données personnelles, vous êtes averti du caractère obligatoire des informations demandées, afin de pouvoir bénéficier d’un service, ou de leur caractère facultatif, ainsi que des conséquences de la non-communication d’une donnée. Vous êtes également informé de l’utilisation que la société HEXIS fera de vos données et de votre droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité des données, à la limitation des traitements, et à connaître le sort de vos données après la mort.
- Bases légales du traitement de vos données à caractère personnel ?
Selon la finalité du traitement, le fondement juridique sera :
- L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles pour les traitements relatifs à la gestion des contrats, des commandes, de la facturation et de la relation client/utilisateur des services de la société HEXIS
- Le fruit de votre consentement, notamment pour la prospection commerciale des clients, personnes physiques
Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, en nous adressant simplement un mail à l’adresse suivante : rgpd@hexis.fr.
- La poursuite de nos intérêts légitimes
- Le respect de nos obligations légales et/ou règlementaires pour les traitements liés à la fiscalité, par exemple
3 - Quels sont les destinataires des données ?
Le responsable de traitement de vos données personnelles est la société HEXIS, société par Actions Simplifiée, au capital de 10 000 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Montpellier sous le numéro 351 372 677, dont le siège social est situé ZI Horizon Sud – 34110 FRONTIGNAN, agissant en qualité de Responsable de Traitement.
Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité à certains destinataires internes et externes, et ce dans le strict respect des finalités mentionnées ci-dessus :
- Les collaborateurs et salariés de la société HEXIS qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leur mission pour gérer notre relation avec vous (selon la catégorie de données et le niveau de responsabilités) ;
- Les prestataires et sous-traitants de la société HEXIS CM, pour les besoins de l’exécution des services ;
- Les avocats, auxiliaires de justice et officiers ministériels, les autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à la société HEXIS ou pour permettre à la société HEXIS d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
- les services chargés du contrôle tels que les auditeurs ainsi que les services chargés du contrôle interne
Vos autres données personnelles ne font l'objet d'aucune communication à des tiers, sans votre accord préalable.
Si la société HEXIS apprenait qu’un tiers utilise ou divulgue des données personnelles sans respecter la présente Politique de Confidentialité ou en violation de la législation applicable, la société HEXIS prendrait toute mesure raisonnable pour prévenir ou mettre fin à une telle utilisation ou divulgation.
4 - Combien de temps sont conservées vos données personnelles
La durée de conservation de vos données personnelles peut varier en fonction de la finalité de la collecte.
Des obligations légales peuvent imposer une conservation pour une durée minimale. Dans les autres cas, les données vous concernant ne seront conservées que dans la limite de la réalisation de la finalité poursuivie, ou dans le respect de la règlementation applicable en la matière. Lorsqu’elles ne sont plus conservées, les données personnelles sont détruites.
Les informations stockées dans votre terminal (ex : cookies) ou tout autre élément utilisé pour vous identifier et permettant leur traçabilité ainsi que les données de fréquentation brutes associant un identifiant, ne seront pas conservés au-delà de douze mois.
5 - Vos données personnelles font-elles l’objet d’un transfert à l’étranger ?
Les données à caractère personnel collectées et traitées par la société HEXIS sont hébergées en Union Européenne.
Néanmoins, vos données peuvent être transférées à des sociétés prestataires et sous-traitants situées dans des pays hors Union européenne, tels que les Etats-Unis.
Afin d’assurer le respect de votre vie privée et de vos données personnelles, la société HEXIS veillera à ce que les partenaires commerciaux et sous-traitants concernés soient signataires des clauses contractuelles types établies par la Commission européenne.
6 - Quels sont vos droits et comment les exercer ?
La société HEXIS a mis en place des dispositifs de protection des données personnelles adaptés pour veiller à ce que les données personnelles soient utilisées conformément aux finalités décrites ci-dessus et pour assurer leur exactitude et leur mise à jour.
Vous disposez à ce titre du droit d’obtenir la communication vos données personnelles et d’exiger, le cas échéant, la rectification, la mise à jour, la portabilité ou la suppression des données personnelles qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite. Vous disposez également solliciter la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ou vous opposer à ce traitement pour motifs légitimes.
Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification ou d’effacement en envoyant un courrier par voie postale ou électronique accompagné d’une copie de votre carte d’identité au Délégué à la Protection des Données de notre société, à l’adresse suivante :
Adresse postale :
Société HEXIS
A l’attn du Délégué à la Protection des Données
Z.I. Horizon Sud
CS 970003
34118 FRONTIGNAN CEDEX
Adresse mail : rgpd@hexis.fr
Pour votre parfaite information, vous disposez de la faculté de saisir la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (dont les coordonnées figurent à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/vous-souhaitez-contacter-la-cnil) dans l’hypothèse où la société HEXIS n’aurait pas fait suite à votre demande.
7 - Sécurité de vos données
La société HEXIS veille à protéger et sécuriser les données personnelles que vous avez choisi de lui communiquer, afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
La société HEXIS a pris des mesures de protection physiques, électroniques et organisationnelles pour prévenir toute perte, mauvaise utilisation, accès ou diffusion non autorisé, altération ou destruction éventuelle de ces données personnelles. Toutefois, malgré les efforts de la société HEXIS pour protéger vos données personnelles, la société HEXIS ne peut pas garantir l’infaillibilité de ces mesures de sécurité en raison de risques inévitables pouvant survenir lors de la transmission de données personnelles.
- Cookies
La société HEXIS se réserve le droit d'utiliser des témoins de connexions (« cookies ») ou systèmes similaires sur son Site Internet pour faciliter la navigation sur le Site Internet, personnaliser et améliorer les informations qui y apparaissent, en contrôler l’utilisation et à des fins de statistiques et de sécurité (notamment : l'adresse IP, le type de navigateur Internet et le système d'exploitation utilisés et/ou les pages du site Internet visitées).
Pour consulter davantage d’informations sur le traitement des cookies, notamment sur la manière dont vous pouvez gérer l’installation de ces cookies, nous vous invitons à consulter la rubrique «Politique de Gestion des cookies » sur notre Site Internet.
- Résolution des conflits
Bien que la société HEXIS ait pris des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible.
Toutefois, la société HEXIS est soucieuse de garantir la protection des données personnelles. Si vous avez des raisons de penser que la sécurité de vos données personnelles a été compromise ou qu’elles ont fait l’objet d’une utilisation abusive, vous êtes invité à contacter le Responsable de Traitement à l’adresse suivante :
Société HEXIS
A l’attn du Responsable de Traitement
Z.I. Horizon Sud
CS 970003
34118 FRONTIGNAN CEDEX
La société HEXIS instruira les réclamations concernant l’utilisation et la divulgation de données personnelles et tentera de les résoudre conformément aux principes figurant dans la présente Politique de Confidentialité.
- Comment contacter la société HEXIS concernant la protection de vos données à caractère personnel ?
Pour toute question concernant la présente Politique de Protection des Données personnelles, vous pouvez envoyer un courrier à l’adresse suivante :
Adresse postale :
Société HEXIS
A l’attn du Délégué à la Protection des Données
Z.I. Horizon Sud
CS 970003
34118 FRONTIGNAN CEDEX
Adresse mail : rgpd@hexis.fr
Si les réponses apportées ne vous satisfont pas, vous avez alors le droit de vous adresser directement à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr).
- Révision de la Politique de Confidentialité
La présente Politique de Confidentialité pourra être mise à jour en fonction des besoins de la société HEXIS et des circonstances ou si la loi l’exige.
Les modifications apportées seront notifiées via le site web de la société HEXIS ou par email, dans la mesure du possible, trente jours au moins avant leur entrée en vigueur.